Afin de simplifier l'usage et l'administration de l'extranet, une règle de nommage régulière et une répartition en groupes ont été définies.

Dans tous les cas, les noms de login ne comportent que des lettres minuscules non accentuées, des chiffres et le caractère '.'. Suivant les catégories d'usagers, deux règles différentes sont appliquées.

Le login est constitué de la concaténation nom, prenom préfixée par le numéro de promotion (qui correspond à l'année de sortie de l'IUT), les trois éléments sont séparés par des points ; exemples :

• Jean Lambert en seconde année à la rentrée 2006 ⇒ 2007.lambert.jean
• Joël Martin en première année à la rentrée 2006 ⇒ 2008.martin.joel

Avec cette règle, les redoublants changent d'identification de login lors de leur redoublement.
L'identification proposée est la même que celle qui est mise en place sur la liste de diffusion des anciens élèves.

La règle de nommage est la même que pour les étudiants et anciens, sans le préfixe par le numéro de promotion, soit nom.prenom ; exemples :

• Daniel Deveaux ⇒ deveaux.daniel
• Jean-François Le Cam ⇒ lecam.jeanfrancois

Le wiki possède un mécanisme de génération et d'envoi de mot de passe par courriel ; lors de votre première connexion, il suffit d'activer le lien «envoyer votre mot de passe» sous le formulaire de connexion pour recevoir par courriel un mot de passe valide. Après connexion, chaque usager peut modifier ses données personnelles à travers un formulaire activé par le bouton «Mettre à jour le profil» qui apparaît dans la barre du bas à droite.
Les usagers doivent très rapidement choisir un mot de passe personnel ; les comptes qui gardent trop longtemps les mots de passe initialement attribués seront invalidés.

La procédure précédente peut ne pas fonctionner si nous ne possédons pas votre adresse de courriel ; dans ce cas, envoyez par courriel une demande à l'administrateur qui pourra vous crer un mot de passe et le transmettre.

Chaque usager peut être rattaché à plusieurs groupes, l'accès aux pages et média est contrôlé par des listes d'accès (ACL). Tout usager connecté appartient au groupe user qui lui donne accès à toute la documentation et au bac à sable ; les groupes d'usagers sont :

• etud : tous les étudiants quelle que soit leur promotion ;
• ancien : anciens étudiants ;
• ens : tous les enseignants titulaires et vaccataires ;
• adm : les administratifs (secrétariat et enseignants habilités) ;
• admin : le groupe d'administration de l'extranet.

En outre, deux autres catégories de groupes sont gérées au cas par cas pour chaque utilisateur :

Pour chaque projet de synthèse fait en seconde année ou en licence professionnelle, un groupe spécifique au nom du projet est crée : il comprend les étudiants du groupe de projet et le maître d'oeuvre enseignant.

Dans l'espace de travail «La Forge», chaque sous-projet n'est accessible que par un groupe qui est défini pour cette tâche. Des étudiants, des anciens et des extérieurs peuvent participer à ces groupes spécifiques.